Whistleblowing

Responsabilità

1. La gestione delle segnalazioni è attribuita all’OdV della Società.
2. Qualora siano ricevute segnalazioni riguardanti l’OdV, le segnalazioni saranno tempestivamente sottoposte dall’OdV all’attenzione dell’Amministratore quale organo sociale cui riporta l’OdV. In tale evenienza, sarà competenza dell’Amministratore assumere prontamente le relative determinazioni in merito, eventualmente provvedendo alla nomina di soggetto di propria fiducia incaricato di seguire la segnalazione interessata.

Invio delle Segnalazioni

1. I dipendenti, i collaboratori, i consulenti, i prestatori di lavoro, i soci ed i Terzi possono inviare le segnalazioni secondo le modalità di seguito esposte, qualora vengano a conoscenza dei fatti o comunque degli elementi che le hanno generate.
2. Se un dipendente ricevesse una segnalazione da altri soggetti (ad es. dipendenti/terzi), deve trasmettere all’OdV la segnalazione medesima, con immediatezza ed in via esclusiva, sempre secondo le modalità di seguito esposte, completa di tutta l’eventuale documentazione di supporto pervenuta, non trattenendone copia ed astenendosi dall’intraprendere alcuna iniziativa autonoma di analisi e/o approfondimento.

Come effettuare la segnalazione

1. Il documento, cartaceo o informatico, che contiene la segnalazione, compilato dal segnalante, va inviato tramite una delle seguenti modalità:
   • servizio postale ordinario o posta interna. In tal caso, affinché sia tutelata la riservatezza, la segnalazione deve essere inserita in una busta chiusa con la dicitura “riservata personale – non aprire” recante il seguente indirizzo: Organismo di Vigilanza di Barley Arts Srl, Milano Viale Vittorio Veneto 16 – 20124;
   • casella di posta elettronica [email protected] dedicata alla ricezione delle segnalazioni. La casella sarà monitorata esclusivamente dall’OdV, che ne garantisce la riservatezza;
   • su richiesta del segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.
2. l’OdV, rilascia al segnalante accusa di ricevuta entro giorni sette dalla ricezione, via e-mail o posta cartacea, inviata a mezzo raccomandata A/R.

Analisi preliminare

Ogni segnalazione è oggetto di analisi preliminare da parte dell’OdV al fine di verificare la presenza di dati ed informazioni utili a consentire una prima valutazione della fondatezza della segnalazione stessa.

Qualora a conclusione della fase di analisi preliminare emerga l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o, comunque, l’infondatezza dei fatti richiamati nella segnalazione, quest’ultima è archiviata dall’OdV, con le relative motivazioni.

Se a conclusione della fase di analisi preliminare emerga, invece, che la segnalazione non rientra tra gli ambiti come sopra definiti, l’OdV ne curerà l’inoltro verso le competenti funzioni.

Approfondimenti specifici

Con riferimento a ciascuna segnalazione, laddove, a seguito delle analisi preliminari, emergano o siano comunque desumibili elementi utili e sufficienti per una valutazione della fondatezza della segnalazione, fatto salvo il diritto alla difesa del segnalato, l’OdV provvederà a:

1. avviare analisi specifiche coinvolgendo eventualmente le funzioni aziendali interessate dalla segnalazione;
2. concludere l’istruttoria in qualunque momento, se, nel corso dell’istruttoria medesima, sia accertata l’infondatezza della segnalazione, fatto salvo quanto previsto sub e);
3. avvalersi, se necessario, di esperti o periti esterni alla Società;
4. concordare con il Management, responsabile della funzione interessata dalla segnalazione, le eventuali attività necessarie per rimuovere le criticità rilevate, garantendo altresì il monitoraggio della realizzazione;
5. concordare eventuali iniziative da intraprendere a tutela degli interessi della Società;
6. richiedere l’avvio di un procedimento disciplinare nei confronti del segnalante, nel caso di segnalazioni in relazione alle quali si sia accertata la malafede del segnalante e/o l’intento meramente diffamatorio, eventualmente confermati anche dalla infondatezza della segnalazione;
7. sottoporre alla valutazione dell’Amministratore gli esiti degli approfondimenti della segnalazione

Comunicazione dei risultati e reportistica periodica

Al termine dell’attività di segnalazione, disamina e correzione delle violazioni, l’OdV redige una breve relazione sulle violazioni emerse e le relative misure correttive adottate, da conservare sotto la propria responsabilità in apposito fascicolo.

L’OdV comunica i risultati degli approfondimenti e delle verifiche relative alla segnalazione all’Amministratore e – qualora lo ritenga opportuno – ai responsabili delle strutture aziendali eventualmente interessate dai contenuti della segnalazione medesima.

Conservazione della documentazione

Al fine di garantire la gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività, l’OdV cura l’attività di protocollo delle segnalazioni, la predisposizione e l’aggiornamento di tutte le informazioni riguardanti le segnalazioni ed assicura l’archiviazione di tutta la correlata documentazione di supporto per un periodo di 5 anni dalla ricezione della segnalazione, nel rispetto del livello di sicurezza/riservatezza standard, adottati normalmente dalla Società. La documentazione relativa alle segnalazioni è strettamente confidenziale.